Onboarding-Checkliste für Dich & Deine Mitarbeitenden

Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist ein umfangreicher und komplexer Prozess mit teils kleinteiligen Aufgaben und zahlreichen Beteiligten. Schnell können dabei Aufgaben vergessen werden oder untergehen. Eine Onboarding-Checkliste hilft Dir, das Onboarding vorzubereiten und nichts Wichtiges während der Dauer der Einarbeitung zu vergessen. Um Dich beim Onboarding Deiner neuen Mitarbeitenden zu unterstützen, haben wir eine Checkliste erstellt, die Du als Vorlage für Dein Unternehmen nutzen kannst.

Was ist eine Onboarding-Checkliste? Und was gehört auf die Liste?

Die Onboarding-Checkliste ist eine Liste mit Aufgaben, die während des Onboardings erledigt werden müssen, um die optimale Einarbeitung der Kolleg_innen zu garantieren. Welche Punkte auf die Checkliste gehören, richtet sich nach Deinem Onboarding-Prozess.

Dieser kann je nach Rolle und Position der neuen Mitarbeiter_innen unterschiedlich aussehen. Zudem kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Checklisten für Dich bzw. die neuen Mitarbeitenden zu erstellen. Denn während Du Dich vor allem um administrative und organisatorische Aufgaben kümmern musst, liegt der Schwerpunkt für die Mitarbeitenden bei Schulungen und dem Kennenlernen des Unternehmens.

Sinnvollerweise sollten sich die Aufgaben an den einzelnen Onboarding-Phasen (mehr dazu unten) orientieren und entsprechend gruppiert werden. So vermeidest Du "den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen" und stellst sicher, dass sämtliche Aufgaben rechtzeitig erledigt sind.

Für das Format, in welchem die Checkliste angelegt wird, gibt es keine Vorgaben. Hier entscheidet, was am besten für Dich und alle Beteiligten funktioniert. Das kann ebenso eine im Design des Unternehmens gestaltete PDF wie eine einfache Excel-Übersicht sein. Immer häufiger werden auch digitale Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello verwendet.

Onboarding-Checkliste für alle Phasen des Onboardings

Das Onboarding lässt sich typischerweise in 3 Phasen unterteilen, in der jeweils unterschiedliche Herausforderungen gemeistert werden müssen:

• Vorbereitungsphase (Preboarding)
• Orientierungsphase
• Integrationsphase

1. Vorbereitungsphase (Preboarding)

Vor dem ersten Arbeitstag

• Verträge unterzeichnen und ablegen
  • Arbeitsvertrag, Betriebs- & Geheimhaltungsvereinbarungen, etc.
• Informationsmaterial zusammenstellen und den neuen Mitarbeitenden zusenden
  • z.B. Begrüßungsmappe, Dokumente für den Start, Unternehmensleitbild, Organigramm
  • Ablauf des ersten Arbeitstages
• Beschaffung der nötigen Arbeitsplatz-Ausstattung
• Ausstattung für den Arbeitsplatz im Office und Homeoffice organisieren, sodass die Mitarbeitenden direkt motiviert starten können
  • Absprache mit IT und Fachbereichsleiter_in
  • Bestellung und Koordinierung der Lieferung
  • Montage der Lieferung
• Arbeitsplatz einrichten
  • Zugangsdaten und Lizenzen für Tools und Software organisieren und installieren
• Dokumente des neuen Mitarbeitenden anfragen und ablegen
  • Sozialversicherungsnummer, Mitgliedsbescheinigung und Steuer-ID
• Ansprechpartner_in als „Onboarding-Buddy“ benennen
• Gesamtes Team informieren
  • Mitarbeiterprofil im Intranet oder Unternehmens-Wiki vorbereiten und erstellen
  • ToDos und Informationen für alle am Onboarding beteiligten Kolleg_innen bereitstellen
  • Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klären
• Personalisierten Onboarding-Plan erstellen
  • Informationsveranstaltungen zu Arbeitssicherheit & Hygiene organisieren
  • Einführungen in Prozesse und Projekte vorbereiten
  • Trainingspläne und Schulungen zusammenstellen
• Zu Terminen und Onboarding-Gesprächen einladen
• Willkommenspaket zusammenstellen
  • z.B. Grußkarte, Merchandise des Unternehmens, Schlüssel

2. Orientierungsphase

Am ersten Arbeitstag

• Begrüßung und Vorstellungen vorbereiten
  • Rundgang in den Büroräumen und Ersteinweisung
  • Kennenlern-Meeting innerhalb des Teams und mit dem Buddy
• Willkommenspaket übergeben
• Onboarding-Prozess erklären und Transparenz über die Erwartungen und Arbeitsaufgaben schaffen
  • Mitarbeitenden auf die nächsten Wochen vorbereiten
• Interne Prozesse und Abläufe durchgehen
  • Arbeitszeiten, Pausenregelungen
  • Regelungen zu Homeoffice & Remote Work
  • Urlaubsanträge
  • Krankmeldungen
  • Benefits und Sozialleistungen,
  • Sicherheitsrichtlinien
• Erwartungsgespräch mit Vorgesetzten führen
• Gemeinsam Lunch haben

Während der ersten Arbeitswochen

• Unternehmensziele kommunizieren
• Unternehmenskultur und -werte präsentieren
• Einführungen veranstalten
  • In Abteilungen, Produkte, Projekte und Aufgaben
  • Jobrotationen und Shadowings organisieren
• Kennenlerntermine mit Kolleg_innen einplanen
• Foto des Mitarbeitenden erstellen
• Feedbackgespräche führen
  • Offene Fragen und Wünsche klären
  • Feedback zum Onboarding-Prozess einholen

3. Integrationsphase

Nach einigen Wochen/Monaten

• Weiterbildungen anbieten
  • Fortbildungen, Schulungen und Workshops
• Regelmäßige Feedbackgespräche führen
  • z.B. nach 30, 90 und 180 Tagen
• Teambuilding fördern
  • Team-Events und Team-Lunch organisieren, auch abteilungsübergreifend