Offboarding-Gespräch – Ein Leitfaden für das Exit-Interview

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters ist eine unschöne Angelegenheit. Gleichzeitig bietet die Situation doch etwas Positives: Die Möglichkeit zu einem Austrittsgespräch. Ein solches Interview zum Abschluss des Offboarding gibt Dir die Chance, wertvolles Feedback von Deinen Mitarbeitenden zu erhalten. Mit den richtigen Fragen kannst Du Probleme identifizieren und Fehler künftig vermeiden. So steigerst Du langfristig die Zufriedenheit im Unternehmen und verringerst die Fluktuation. Dieser Leitfaden zeigt Dir, wie Du ein strukturiertes Offboarding-Interview gestaltest.

Was ist ein Offboarding-Gespräch? Und warum Du darauf nicht verzichten solltest.

Kommt es zur Trennung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen, etwa im Fall einer Kündigung, schließt sich ein strukturierter Offboarding-Prozess an, um dendie Mitarbeiterin beim Ausstieg zu begleiten. Fester Bestandteil dieses Prozesses sollte ein Offboarding-Gespräch (oft auch Offboarding-Interview oder Exit-Gespräch) sein. Dieses empfiehlt sich insbesondere, wenn die Kündigung nicht durch das Unternehmen erfolgte.

Ziele und Vorteile eines Offboarding-Gesprächs

Das Abschlussgespräch gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, sich persönlich von den Mitarbeitenden zu verabschieden und so seine Wertschätzung für die geleistete Arbeit zu zeigen. Darüber hinaus können weitere Ziele damit erreicht werden, unter anderem:

• Gründe für die Kündigung erfahren
• Optimierungsmöglichkeiten für Unternehmensprozesse identifizieren
• Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf die Firmenkultur identifizieren
• Negative Mitarbeiterbewertungen vermeiden
• Möglichkeit für eine spätere Rückkehr bieten

Unter dem Strich tragen all diese Punkte zu einer Zeit- und Kostenersparnis für das Unternehmen bei, etwa durch

• gesteigertes Employer Branding und sich daraus ergebenden Vorteilen beim Hiring
• gesteigerte Mitarbeiterbindung und folglich geringere Fluktuation
• Prozessoptimierung und daraus resultierende Zeitersparnis z.B. bei Onboarding und Offboarding
• gesicherte Einnahmen für das Unternehmen durch stets ausreichend Personal, um Auftragslage abzudecken

Offboarding-Interview online führen?

In Zeiten hybrider Arbeit ist es nicht mehr ungewöhnlich, dass ein gewisser Anteil der Mitarbeitenden ausschließlich remote arbeitet. Kommt es zur Kündigung einesr solchen Mitarbeiterin, wird meist auch das Offboarding-Gespräch online stattfinden müssen. Dank moderner Kommunikationslösungen wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet, ist dies heutzutage problemlos möglich.

Der Nachteil: Nicht im gleichen Raum zu sein, kann Auswirkungen auf die Gesprächsatmosphäre haben. Der Vorteil: Häufig geben Personen unbeschwerter Feedback, vor allem negatives Feedback, wenn sie sich nicht im gleichen Raum befinden.

Ein weiterer Vorteil kann es sein, dass das Gespräch zur späteren Auswertung aufgezeichnet werden kann. So kann man sich ganz auf das Gespräch fokussieren, ohne abgelenkt zu werden. Hol Dir in diesem Fall jedoch unbedingt im Vorfeld von allen Beteiligten das Okay für die Aufzeichnung ein.

Checkliste für ein strukturiertes Offboarding

Mit unserer Checkliste vergisst Du keine wichtigen Aufgaben mehr und sorgst für einen positiven letzten Eindruck bei Mitarbeitenden. Praktisch: Die Checkliste steht Dir auch als kostenloser PDF-Download zur Verfügung.

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Offboarding-Gespräch - Do’s and Dont’s

Damit das Offboarding-Gespräch den gewünschten Erfolg liefert, solltest Du einige Punkte beachten.

Freiwilligkeit: Informiere den oder die Mitarbeiterin darüber, dass Du an einem Offboarding-Gespräch interessiert bist. Das gibt Deinem Gegenüber die Möglichkeit sich mental auf das Meeting vorzubereiten und sich ggf. Gedanken darüber zu machen, welche Punkte angesprochen werden sollen. Kläre dabei außerdem, ob die betreffenden Kolleginnen zu einem solchen Gespräch bereit sind. Um nützliches Feedback zu erhalten, sollte der die Mitarbeiter*in mit einem guten Gefühl am Meeting teilnehmen. Mache dabei klar, dass das Unternehmen an der Meinung interessiert ist.

Sollte ein persönliches Gespräch nicht infrage kommen, könnte eine Umfrage eine mögliche Alternative sein. Manche Menschen tun sich leichter, ihre Gedanken schriftlich mitteilen und empfinden Gespräche als Verhörsituation.

Struktur: Prinzipiell sollte das Gespräch in entspannter Atmosphäre stattfinden und nicht gezwungen wirken. Dennoch macht es Sinn, das Gespräch entlang eines strukturierten Leitfadens bzw. Fragebogens zu führen. Gibt es die Situation her, kannst Du während des Interviews auf einzelne Fragen oder Punkte im Detail eingehen.

Neutralität: Beschränke Dich darauf, die Antworten Deines Gegenübers zu notieren und nicht zu bewerten. Persönliche Ansichten oder gar Vorwürfe können die Gesprächsatmosphäre schnell negativ belasten und dazu führen, dass Du keine ehrlichen Antworten mehr erhältst.

Inhalt: Das Exit Gespräch sollte sich darauf fokussieren, Feedback zu erhalten. Es ist nicht der Ort für Übergabegespräche oder um andere Formalien zu klären. Halte andere Themen also außen vor.

Wer sollte am Offboarding-Meeting teilnehmen?

Überlege Dir bereits während der Erarbeitung des Offboarding-Konzepts, welche Personen unter welchen Umständen an Exit-Gesprächen teilnehmen sollen. Prinzipiell gilt hier: Je weniger Teilnehmer*innen, desto besser. Eine große Zahl an Personen kann schnell einschüchternd wirken.

Für gewöhnlich gehören zum Gespräch neben dem oder der Mitarbeiterin selbst eine Vertreter*in der HR-Abteilung teil. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, auch eine Vertrauensperson zum Gespräch einzuladen.

Überlege Dir, ob Vorgesetzte ebenfalls zur Interview-Runde gehören sollen. Bedenke dabei, dass sich das Offboarding-Gespräch ausschließlich um allgemeine Themen in Bezug auf das Unternehmen dreht. Fachliche Abschlussgespräche werden an anderer Stelle geführt.

Grundsätzlich gilt: Achte darauf, dass keine Personen am Gespräch teilnehmen, die ein belastetes Verhältnis mit demr Mitarbeiterin haben. Das Ziel sollte eine harmonische und vertrauensvolle Atmosphäre sein, bei der offen die eigenen Ansichten kommuniziert werden können.

Beispiel: Fragebogen für das Offboarding-Interview

Nachfolgend haben wir eine Reihe an Fragen für Dich zusammengestellt, die im Rahmen des Offboarding-Interviews gestellt werden können.

Kündigung

• Was ist der Grund für die Kündigung?
• Warum hast du dich zu Beginn für uns entschieden?
• Inwieweit hat sich Deine Arbeit von der im Vorstellungsgespräch besprochenen unterschieden? War dies Teil Deiner Entscheidung?
• Was hätte sich ändern müssen, damit Du bleibst?

Fachliche Arbeit

• Hattest Du die Ausstattung, die Du benötigst, um Deine Arbeit gut zu erledigen?
• Hast Du die Hilfe bekommen, die Du benötigst, um Deine Arbeit gut zu erledigen?
• Worauf sollten wir bei der Neubesetzung achten?

Karriere

• Hast Du Dich ausreichend gefordert und gefördert gefühlt?
• Warst Du zufrieden mit dem Gehalt?
• Hast Du Entwicklungsmöglichkeiten für Deine Karriere bei uns gesehen?

Prozesse

• Wie hast Du das Onboarding empfunden?
• Wie hast Du das Offboarding empfunden?

Firmenkultur

• Wie würdest Du die Unternehmenskultur beschreiben?
• Wie war Dein Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten?
• Wie hast du die Stimmung im Team empfunden?
• Würdest Du das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen? Was war positiv, was negativ?
• Welche Tipps würdest Du uns zur Steigerung der Mitarbeiterbindung geben?
• Warst Du mit den Führungskräften zufrieden?
• Welche Verbesserungen erhoffst Du Dir vom neuen Arbeitgeber?

Wie Du an den unterschiedlichen Fragen erkennst, muss sich das Offboarding-Interview nicht auf die (Gründe für die) Kündigung beschränken. Vielmehr solltest Du die Gelegenheit nutzen, so viel wie möglich zu allgemeinen Themen zu erfahren.

Ggf. kann es sinnvoll sein, für unterschiedliche Szenarien auch unterschiedliche Fragebögen zu verwenden. Beispielsweise können Fragen an Personen aus dem Management von Fragen an "einfache" Angestellte abweichen. Verwende für jedes Gespräch (mit der gleichen Personengruppe) den gleichen Fragebogen. Dadurch hast Du die Möglichkeit, Ergebnisse systematisch auszuwerten und Fortschritte zu analysieren. Erhältst Du immer wieder ähnliche Antworten auf einzelne Fragen, scheint es Handlungsbedarf im entsprechenden Bereich zu geben.

Fluktuation lässt sich nicht vermeiden, aber verringern. Nutze also die Möglichkeit eines Offboarding-Gesprächs, um so viel Feedback zu Deinem Unternehmen zu erhalten wie möglich und so langfristig Fluktuation zu verringern.