Offboarding-Checkliste für strukturiertes Exit Management

Der erste Eindruck ist entscheidend. Doch nicht weniger wichtig ist auch der letzte. Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, sollten daher genauso professionell begleitet werden wie neue Mitarbeiter*innen. Mit einem strukturierten Offboarding hinterlässt Du auch bei scheidenden Mitarbeitenden ein positives Bild und machst sie zu Markenbotschaftern Deines Unternehmens. In diesem Ratgeber erhältst Du eine kostenlose Vorlage, mit der Du Deine individuelle Offboarding-Checkliste erstellst und für eine professionelle Offboarding-Experience sorgst.

Was ist eine Offboarding-Checkliste? Und warum brauche ich sie?

Warum ist eine Checkliste wichtig?

Checklisten eignen sich hervorragend um sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte bei der Umsetzung eines Prozesses vergessen werden. Vor allem, wenn es sich um einen leicht zu standardisieren Prozess handelt und sich Aufgaben regelmäßig wiederholen, sollte eine Checkliste zum Einsatz kommen. Das Offboarding scheidender Mitarbeiter*innen verläuft wie auch das Onboarding zu großen Teilen gleich, weshalb sich auch beim Exit Management der Einsatz einer Checkliste empfiehlt.

Durch das Verwenden einer Checkliste stellst Du sicher, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit wissen, welche Aufgaben wann zu erledigen sind. Dadurch vermeidest Du Unklarheiten, Stress und Frust und sorgst im Ergebnis für einen reibungslosen Ablauf des Offboardings.

Was enthält die Offboarding-Checkliste?

Die Offboarding-Checkliste enthält alle notwendigen Aufgaben, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus der Organisation erledigt werden müssen. Unterscheidet sich der Offboarding-Prozess zwischen einzelnen Positionen, solltest Du eine Checkliste für jede Position erarbeiten.

Praktischerweise ist eine Offboarding-Checkliste in Form von Checkboxen angelegt. Diese können einfach abgehakt werden, sobald eine Aufgabe erledigt wurde. Vorgesetzte und HR-Verantwortliche sehen so auf einen Blick, welche Aktivitäten bereits erledigt wurden und welche noch ausstehen.

Die Checkliste für das Offboarding besteht aus zahlreichen Aufgaben, von denen sich der Großteil auf alle Unternehmen anwenden lässt. Andere Tasks müssen spezifisch für einzelne Unternehmen ergänzt werden. Hilfreich ist es, Aufgaben nach einzelnen Offboarding-Phasen zu gruppieren. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und gibt Auskunft über die aktuelle Priorität, sodass sich die Beteiligten im stressigen Alltag immer auf die jeweils wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

In welchem Format Du Deine Offboarding-Checklisten erstellst spielt zunächst keine Rolle. In der Regel nutzen Unternehmen einfache Excel-Dateien oder PDF-Dokumente. Im Zuge der Digitalisierung setzen sich aber auch für diese Aufgabe immer mehr digitale Offboarding-Lösungen durch, mit denen das Offboarding transparenter gemacht und automatisiert werden kann. So sparst Du zusätzlich Zeit und Kosten beim Offboarding.

Vorlage für Deine Offboarding-Checkliste

Unsere Vorlage für das Offboarding enthält alle wichtigen Aufgaben, die beim Offboarding von Mitarbeitenden in Unternehmen anfallen. Wir haben diese bereits für Dich den einzelnen Phasen des Offboardings zugeordnet. Die einzelnen Phasen sind:

• Woche der Kündigung
• 2 Wochen vor dem letzten Arbeitstag
• Letzte Arbeitswoche
• Letzter Arbeitstag
• Zeit nach dem Ausscheiden

Du kannst dieses Template als Grundlage für die Offboarding-Checkliste in Deinem Unternehmen nutzen und einfach die zusätzlich bei Euch anfallenden Aufgaben ergänzen.

Woche nach Kündigung

Das Offboarding beginnt mit der Kündigung desder Mitarbeiterin. In den ersten Tagen danach geht es vor allem darum, das Offboarding in Gang zu setzen und wichtige Prozesse zu starten. Dazu gehören unter anderem:

• Papierkram vorbereiten: Stell zunächst sicher, dass die Kündigung korrekt erhalten bzw. ausgehändigt wurde und die verantwortlichen Personen beauftragt wurden, wichtige Dokumente wie Arbeitszeugnisse oder Referenzen zu erstellen.
• Formalien: Kläre wichtige organisatorische Fragen. z.B. welcher Urlaubsanspruch noch besteht, was daraus als letzter Arbeitstag resultiert und welche offenen Zahlungen demder Mitarbeiterin noch zustehen.
• Kommunikation: Informiere die direkten Kolleg*innen über die Kündigung. So können sich diese frühzeitig ein Bild davon machen, welche Aufgaben übernommen werden müssen und in welchen Bereichen eine detaillierte Übergabe notwendig ist.
• Nachbesetzung planen: Besprich mit dem Vorgesetzten, ob eine Nachbesetzung notwendig ist und bereite den Recruiting-Prozess vor.
• Offboarding-Checkliste für Mitarbeiter*in: Starte den Offboarding-Prozess auf Seite desder Mitarbeiterin und händige eine entsprechende Offboarding-Checkliste mit ToDos aus.

2 Wochen vor dem letzten Arbeitstag

Spätestens in dieser Phase sollte das Ausscheiden zielgerichtet vorbereitet und notwendige Maßnahmen umgesetzt werden. Das bedeutet insbesondere:

• Verbleibende Zeit planen: Plant gemeinsam (HR, Mitarbeiter*in, Vorgesetzte, …) die verbleibenden Tage. Wann soll der noch offene Urlaub genommen werden, an welchen Fachaufgaben soll noch teilgenommen werden, wie sollen offene Zahlungen abgewickelt werden usw.
• Knowledge Transfer beginnen: Stell sicher, dass mit allen Beteiligten die Übergabe von Wissen abgesprochen und abgestimmt wurde und ein entsprechender Prozess in Gang gesetzt wird.
• Kommunikation: Setze alle weiteren Fachbereich in Kenntnis über das Ausscheiden desder Mitarbeiterin. Zeige auch Möglichkeiten auf, wie nach dem Ausscheiden der Kontakt zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen gehalten werden kann.

Letzte Arbeitswoche

Rückt der letzte Arbeitstag näher, wird es Zeit die Offboarding-Aufgaben zu Ende zu bringen.

• Wissens- & Datentransfer: Sorge dafür, dass die Übergabe abgeschlossen wird und ausreichend Zeit bleibt, um offene Fragen zu beantworten. Im gleichen Zuge sollten nun auch alle Dokumente von Privatspeichern auf zentralen Firmennetzwerken abgelegt werden und wichtige Korrespondenzen sowie Account-Zugänge an den Vorgesetzten oder Kolleg*innen übergeben werden.
• Austrittsgespräche: Die letzte Woche bietet auch den passenden Rahmen für letzte offizielle Gespräche. Das Offboarding-Gespräch mit der HR-Abteilung ist eine gute Möglichkeit, Feedback von den Mitarbeitenden zum Offboarding-Prozess und zum Unternehmen allgemein einzuholen. Das Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten hingegen kann hilfreichen Input zu Verbesserungsmöglichkeiten in der Fachabteilung oder der internen Kommunikation liefern.

Letzter Arbeitstag

Der letzte Arbeitstag dient dazu, die ausscheidenden Mitarbeitenden angemessen zu verabschieden und sicherzustellen, dass alle Offboarding-Aufgaben korrekt und vollständig umgesetzt wurden.

• Dokumente: Überprüfe, ob alle Unterlagen korrekt unterschrieben und gestempelt sind und händige alle Dokumente aus.
• Technisches Offboarding: Nimm im Rahmen des technischen Offboardings die zuvor ausgehändigte Ausstattung und Arbeitsmaterialien entgegen und dokumentiere die erfolgte Rückgabe entsprechend.
• Abschluss der Übergabe: Gleicht noch einmal gemeinsam ab, dass alle Kontakte sowie Zugänge zu Accounts übertragen wurden und sperre die einzelnen Zugänge zu Software und Web-Diensten.

Nach letztem Arbeitstag

Nachdem derdie Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen hat, erfolgt der interne Abschluss des Offboardings und die Kommunikation nach außen.

• Kommunikation: Informiert wichtige externe Kontakte (Partner, Kunden, etc.) über das Ausscheiden und stellt ggf. den oder die Nachfolger*in vor.
• IT-Überprüfung: Versichere Dich, dass alle Zugänge übertragen und gesperrt wurden.
• Informationen aktualisieren: Bringe alle relevanten Stellen (internes Wiki, Organigramm, etc.) auf den aktuellen Stand. Verwende das Feedback aus den Gesprächen, um Dein Offboarding-Konzept zu optimieren.
• Ausstattung weiterverwenden: Inventarisiert zurückgegebene Geräte & Möbel und sorge dafür, dass diese sinnvoll wiederverwendet oder ggf. entsorgt oder verkauft werden.