Desk-Sharing - Das ideale Konzept für hybride Arbeit

Mit dem Wechsel vom Office-First-Ansatz zu mehr Mitarbeitenden in Remote Work entfällt in vielen Unternehmen auch die Notwendigkeit, für jeden Mitarbeiterin einen eigenen Arbeitsplatz bereitzustellen. Gleichzeitig verändert ein hybrides Arbeitsmodell die Anforderungen an das Büro. Als Ort der Zusammenarbeit braucht es statt Arbeitsplätzen Bereiche für kreative und produktive Zusammenarbeit. Desk-Sharing bietet eine flexible Möglichkeit, um Angestellten in hybriden Arbeitsmodellen einen Ort für fokussiertes Arbeiten zu bieten.

Was bedeutet Desk-Sharing?

Hinter dem Begriff Desk-Sharing (alternativ auch Flex-Desk-Ansatz) verbirgt sich grundsätzlich eine Organisationsform in Unternehmen, bei der

• nicht für jeden Mitarbeitenden ein eigener Arbeitsplatz bereitgestellt wird.
• die vorhandenen Arbeitsplätze von mehreren Arbeitnehmenden genutzt werden.

Prinzipiell gibt es zwei Formen, wie flexible Arbeitsplätze genutzt werden können.

Hot Desk-Prinzip

Beim Hot Desk-Ansatz gilt das “First Come, First Serve”-Prinzip. Wird ein Arbeitsplatz benötigt, kann er frei aus den gerade verfügbaren gewählt werden.

Desk Hotelling-Prinzip

Beim Desk-Hotelling wird ein Arbeitsplatz im Vorfeld gebucht. Reservierte Arbeitsplätze sind dann für andere Personen blockiert. Diverse Softwareanbieter stellen hierfür mittlerweile Buchungsplattformen zur Verfügung, mithilfe derer sich das eigene Büro digitalisieren lässt und sich Mitarbeitende schnell und unkompliziert freie Arbeitsplätze buchen können.

Welche Vorteile bietet Desk-Sharing? Und welche Nachteile gibt es?

Das Desk-Sharing-Prinzip bringt Vorteile auf unterschiedlichen Ebenen mit sich.

• Für das Unternehmen bietet das Desk-Sharing finanzielle Vorteile. Eine Kostenersparnis von bis zu 30 Prozent geben einige Unternehmen an, da sie nun weniger Arbeitsplätze ausstatten müssen. Gleichzeitig bedeuten weniger Arbeitsplätze auch, dass Kosten für die Miete zusätzlicher Büroflächen gespart werden.

• Die frei werdenden Flächen können dann für andere Bereiche, etwa Meeting-Bereiche oder Kreativzonen, genutzt und dadurch die erfolgreiche hybride Arbeit gefördert werden.

• In der Regel bezieht das Desk-Sharing alle Mitarbeitenden, von den Werkstudent*innen bis zur Geschäftsführung, mit ein. Das Ergebnis ist ein Abbau von Hierarchiestrukturen und die Stärkung der Arbeit auf Augenhöhe.

• Zudem fördert eine Flex-Desk-Policy den Austausch zwischen den Kolleg*innen. Durch die freie Platzwahl wird der unternehmensweite Austausch gefördert, indem auch Mitarbeitende unterschiedlicher Abteilungen häufiger in Kontakt miteinander kommen.

• Nicht zuletzt sind neue Organisationsformen wie das Desk-Sharing Zeichen einer modernen Unternehmenskultur und zahlen daher positiv auf das Employer Branding ein. Dies kann der entscheidende Vorteil gegenüber anderen Unternehmen im Wettbewerb um neue Mitarbeitende sein.

Gleichzeitig birgt das Desk-Sharing auch potentielle Nachteile, über die man sich im Vorfeld bewusst werden muss.

• Haben Mitarbeitende keinen eigenen Arbeitsplatz, den sie individuell gestalten können, besteht die Gefahr, dass sie sich weniger zuhause fühlen und die Verbundenheit und Loyalität mit dem eigenen Unternehmen leidet.
• Sind Plätze nicht mehr fest zugewiesen, steigt insbesondere beim Hot Desking-Prinzip der Aufwand bei der Suche nach einem Arbeitsplatz. Gleiches gilt für das Einrichten des Arbeitsplatzes. Müssen Tischhöhe und Bürostuhl nach jedem Verlassen des Arbeitsplatzes wieder neu eingestellt werden, bedeutet das mehr Stress und weniger Zeit für produktives Arbeiten.
• Nicht zuletzt besteht die Gefahr, dass ohne feste Sitzordnung der Teamzusammenhalt leidet, wenn Teammitglieder nicht mehr nebeneinander, sondern über das gesamte Büro verteilt sitzen.

Regeln, damit Desk-Sharing gelingen kann

Ob sich Desk-Sharing als Modell für das eigene Unternehmen eignet, kann nicht pauschal beantwortet werden. Für alle, die sich für die Einführung eines Flex-Desk-Modells entscheiden, haben wir einige Tipps, wie es sich erfolgreich umsetzen lässt.

Mitarbeitende einbeziehen

Der Shared Desk-Ansatz kann nur dann gelingen, wenn die Mitarbeitenden das Konzept mittragen. Bevor die Entscheidung für oder gegen das Desk-Sharing gefallen ist, solltest Du Deine Mitarbeiter*innen in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Kläre dabei über die Vorteile des Konzepts auf, sei aber ebenfalls offen für kritische Meinungen.

Sprecht vor allem darüber, wie die praktische Umsetzung erfolgen soll (siehe Hot Desking & Desk Hotelling). Nur so lässt sich eine für Dein Unternehmen passende Lösung finden, mit der alle Beteiligten künftig leben können.

Clean-Desk-Policy

Nur wenn der Arbeitsplatz aufgeräumt hinterlassen wird, kann Desk Sharing reibungslos funktionieren. Indem Unterlagen und persönliche Dinge bei Verlassen ordentlich verstaut werden, können Kolleg*innen den Arbeitsplatz später unkompliziert übernehmen.

Doch auch aus weiteren Gründen, etwa dem verbesserten Datenschutz, empfiehlt es sich auf eine Clean-Desk-Politik zu setzen.

Arbeitsplatzausstattung

Einheitlich ausgestattete Arbeitsplätze sind wichtig, damit sich jeder Mitarbeiterin problemlos an jedem Platz schnell einrichten und produktiv sein kann. Zur Einheitlichkeit gehört einerseits der Umfang der Arbeitsmittel und -geräte. Neben Schreibtisch und einem ergonomischen Drehstuhl gehören ein Monitor, eine Docking-Station zum Anschluss weiterer Geräte sowie Tastatur und Maus an jeden Platz.

Außerdem sollte sich der Arbeitsplatz nach individuellen Bedürfnissen einrichten lassen. Mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und einem hochwertigen Drehstuhl gibst Du Deinen Kolleg*innen die Möglichkeit, die Arbeitshöhe und die Sitzposition so einzustellen, dass sie bequem und ergonomisch arbeiten können.

Platz für private Dinge bieten

Private Dinge am eigenen Arbeitsplatz zu verstauen ist im Shared Desk-Modell nicht mehr vorgesehen. Doch gleichzeitig wollen Deine Mitarbeitenden ihre persönlichen Gegenstände nicht dauerhaft zwischen Ihrem Zuhause und der Arbeit hin und her transportieren. Mit Schließfächern oder abschließbaren Büroschränken schaffst Du eine Möglichkeit, Persönliches sicher zu verstauen.